:: FQC ::

KURUMSAL

	Tarihsel Gelişimi
	Hakkımızda
	Şirket Yapısı ve Ortaklıklar
	Şirket Organizasyonu
	Tarafsızlık Taahüdü
	Kalite Politikası
	Belgelendirme Kuralları
	İtiraz ve Şikayet
	Logo Kullanım Şartları
	Ana Faaliyet Süreci

	BELGELENDİRME KURALLARI
	Amaç
	Yönetim sistemi belgesi almak üzere başvuruların alınması, denetimlerin gerçekleştirilmesi ve belge almaya hak kazanan kuruluşların belgelerinin düzenlenmesi ve teslim edilmesi aşamalarında uygulanacak yöntemleri belirler.

	Belgelendirme Başvurusu

	Belgelendirme için başvurular, şahsen veya elektronik ortamda alınır. FQC tarafından, başvuru sırasında istenen bilgiler aşağıdaki verilmiştir:

	a) İstenen belgelendirme kapsamı,

	b) Başvuran kuruluşun adı, fiziksel yerleşiminin adresi, proses ve işlemlerindeki önemli durumlarını içeren genel nitelikleri ve ilgili yasal yükümlülükler,

	c) Başvuran kuruluşun, başvurulan belgelendirme alanıyla ilgili olarak faaliyetleri, insan ve teknik kaynakları, fonksiyonları ve varsa daha büyük bir şirketteki ilişkisi gibi hususlar hakkında genel bilgi,

	d) Kuruluşun kullandığı, şartlara uygunluğu etkileyecek tüm dış kaynaklarla ilgili bilgi,

	e) Müşterinin belgelendirme istediği standartlar veya şartlar,

	f) Yönetim sistemi ile ilgili olarak danışmanlık hizmeti alınmasıyla ilgili bilgi.

	Yapılan başvuru aşağıdakileri sağlamak üzere gözden geçirilir ve uygunsa onaylanır:

	a) Başvuran kuruluş ve yönetim sistemi hakkındaki bilgilerin, denetimin gerçekleştirilmesi için yeterli olması,

	b) FQC ile başvuran kuruluş arasında bulunan anlayış farklarının çözümlenmesi,

	c) FQC’nin belgelendirme hizmeti verebilmesi için yeterlilik ve kabiliyete sahip olması (Akredite belgelendirme taleplerinde kuruluşun EA kodu, başvuru yapılan EA kodu kapsamında, denetçi ve teknik uzman kapasitesi gibi),

	d) İstenen belgelendirme kapsamı, başvuran kuruluşun faaliyet mahalli ve sayısı, denetimlerin yapılması için gerekli olan zaman ve belgelendirme faaliyetlerini etkileyen diğer hususlar göz önünde bulundurulmalıdır.

	e) Denetimleri üstlenme kararları için gerekçelendirme kayıtlarının tutulması.
	Bu gözden geçirme sırasında, eğer kuruluşun EA kodlarına uygun denetçi, teknik uzman veya belgelendirme kararında görev alacak personel mevcut değilse, bu personel ve sahip olmaları gereken yeterlilik, Belgelendirme Talebi İnceleme Formunda belirtilerek temini sağlanır.

	Bu aşamada, denetim gün süreleri ile –varsa– denetim gün sürelerinde yapılan azaltma veya arttırmalar, Belgelendirme Talebi İnceleme Formunda açıklanır. Yapılan gözden geçirme ve onay sonucunda, ilgili kuruluşa teklif verilir.

	• Sözleşme Yapılması
	Belgelendirme başvurusunun kesinleştirilmesinden sonra, Belgelendirme Sözleşmesi hazırlanır ve müşteriye imzalatılır. Sözleşme, kuruluş yetkilisi tarafından imzalanıp geri gönderildikten sonra, FQC imza yetkilisi tarafından da imzalanır.
	FQC imza yetkilisi tarafından imzalanan Sözleşme, bir nüshası kuruluşa gönderilir, bir nüshası da kuruluşun dosyasında saklanır.

	• Kapsam Değişikliği Başvurusu
	FQC, verilmiş olan belgelendirmenin kapsamının genişletilmesi için yapılan başvurunun cevaplandırılmasında, genişletmenin yapılıp yapılamayacağını belirlemek için bir fizibilite çalışması yapar ve bunun için gerekli olan denetim faaliyetlerine karar verir.Kapsam genişletme için verilen teklifi kabul eden kuruluşta, kapsam genişletme denetimi planlanır ve gerçekleştirilir. Kapsam genişletme, uygun durumlarda, gözetim denetimi ile birlikte gerçekleştirilebilir. Talep kapsam daraltma ise denetim gerçekleştirilmeden yeni belge düzenlenir.

	• Adres Değişikliği Başvurusu
	Kuruluşların adres değişikliği başvurusu olması durumunda, teklifi kabul eden kuruluş, bir üretim kuruluşu ise veya sunulan hizmet için ilgili adreste hizmet üzerinde etkisi olan bir faaliyet gerçekleştiriliyorsa adres değişikliği denetimi planlanır.

	• Denetimlerin Planlanması, Gerçekleştirilmesi, Değerlendirme ve Belgenin Düzenlenmesi
	Denetimlerin planlanması, Planlama Prosedürü doğrultusunda gerçekleştirilir.Denetimlerin gerçekleştirilmesi ve raporlanması, Denetim Prosedürüne göre yürütülür. Belgelendirme ve yeniden belgelendirme denetimleri sonrasında, Teknik Gözden Geçirme Prosedürüne göre değerlendirme yapılır. Belgelendirme Komitesinin belge verilmesine ilişkin olumlu kararı sonrası, belge düzenlenir.Belgenin düzenlenme süresi, normal şartlarda, ortalama (1) bir haftadır.Gözetim, takip, transfer, kapsam veya adres değişikliği sebebiyle yapılan denetimler için belge düzenlenir.Gözetim, takip, transfer, kapsam veya adres değişikliği sebebiyle yapılan denetimlere ait denetim raporları ile unvan değişikliği talepleri, gözden geçirilir,değerlendirilir ve olumlu kararı sonrası, Belge Düzenlenir.Çok işletmeli kuruluşların belgelerinde, gereken durumlarda- belgelendirmesi uygun görülmüş bütün işletmelerin adresleri, üzerinde veya belge ekinde belirtilebilir.

	Düzenlenen belgeler imzalanır, FQC ’de kalmak üzere bir fotokopisi alınır ve ilgili kuruluşun dosyasına takılır. Belgelerde, “İlk Yayın Tarihi” olarak, belgelendirme karar tarihi yazılır. Belgenin unvan, kapsam ve adres değişikliği sebebiyle yeniden yayınlanması gereken durumlarda, “Yayın Tarihi” parantez içerisinde, yeni “Yayın Tarihi” nin yanına yazılır. Belgenin geçerlilik süresi için, “İlk Yayın Tarihi” baz alınır.

	Kuruluşun belgesi, düzenlenen faturanın kuruluş tarafından ödenmesini takiben, kargo aracılığı ile gönderilir veya imza karşılığı elden teslim edilir. Bu aşamada, FQC imza yetkilisi tarafından imzalanan sözleşme de ilgili kuruluşa gönderilir.Belge düzenlenen kuruluşlar, “Belgeli Kuruluşlar Listesi”ne kaydedilir.

	Belge teslimi Kargo, Posta vb. yöntemlerle de yapılabilmektedir.

	• Belgenin Kullanılması
	FQC yönetim sistem belgeleri, gözetim denetimlerinin olumlu sonuçlanması şartı ile (3) üç yıl süre ile geçerlidir. Belgelerin, kullanımına ilişkin kurallar, FQC ve kuruluş arasında karşılıklı olarak imzalanan Sözleşmede belirtilmiştir. Kuruluş,yapılan sözleşme ile bu sözleşmede belirtilen kurallara uyacağını taahhüt etmektedir. Kuruluşlar, sistem belgelerini sadece sözleşmede belirtilen kurallar çerçevesinde kullanabilirler.

	FQC, belgenin düzenlenmesinden sonra, belgenin kullanımı konusunda, kuruluşları izlemeye alır. Bu kapsamda basın, yayın ve medya izlenir. Ayrıca müşterilerden gelen şikayetler ve belirlenen kurallara aykırı bir durum tespit edildiğinde, ilgili kuruluştan düzeltici faaliyet talep edilir. Belirlenen süre içerisinde düzeltici faaliyetin gerçekleştirilmemesi durumunda FQC, aşağıda belirtilen faaliyetleri gerçekleştirir:

	• Akreditasyon kuruluşu bilgilendirilir,

	• Belgenin geri çekildiği kamuoyuna duyurulur,

	• Yasal takibat başlatılır.

	• Belgenin Askıya Alınması

	Belgelendirme, aşağıdaki şartların oluşması durumunda, (6) altı ayı aşmamak kaydı ile askıya alınır:

	• Müşterinin belgelendirilmiş yönetim sisteminin, sürekli ya da ciddi olarak, yönetim sistemi etkinliği şartlarını da içeren belgelendirme şartlarını karşılayamaması,

	• Belgelendirilmiş müşterinin gözetim veya yeniden belgelendirme denetimlerinin gerekli sıklıkta yapılmasına izin vermemesi,

	• Belgelendirilmiş müşterinin gönüllü olarak geçici askıya alma talebinde bulunması.

	• Gerçekleştirilen denetimler sonucunda majör uygunsuzluklar bulunması,

	• Denetimlerde tespit edilen minör uygunsuzlukların, belirlenmiş sürelerde giderilmemesi,

	• Belgelendirme kurallarına uyulmaması,
	• Denetim ücretlerinin ödenmemesi.

	Belgenin askıya alınması kararı, Belgelendirme Komitesi ve Belgelendirme Müdürü tarafından alınır. Belgenin askıya alındığı,ilgili kuruluşa yazılı olarak bildirilir. FQC gerekli gördüğünde, askıya alma süresini, Belgelendirme Müdürü kararıyla bir defa daha ve en çok (3) üç ay uzatabilir.

	Askıya almada, müşterinin yönetim sistem belgesi geçici olarak geçersizdir. FQC, müşterilerinin, askıya alma durumunda belgelendirmesinin tanıtımını/reklamını yapmaması, yapılan Belgelendirme Sözleşmesi ile güvence altına alınmıştır. Müşterinin buna uymadığının tespit edildiği durumlarda, yazılı bir uyarı yapılır ve gerekirse yasal tedbirler alınır. FQC, askıya almanın web’ de veya basın organlarında yayımlanması dahil olmak üzere uygun saydığı diğer bütün tedbirleri alabilir.

	Müşterinin, belgelendirme kapsamının bir kısmı için sürekli ya da ciddi olarak belgelendirme şartlarını yerine getirmemesi durumunda, FQC, müşterinin belgelendirme kapsamını, şartları karşılanmayan kısmı dışarıda tutacak şekilde daraltabilir. Böyle bir daraltmada, belgelendirme için kullanılan standardın şartlarıyla uyum dikkate alınır.

	FQC tarafından verilen süre içerisinde, askıya almaya sebep olan sorunların çözümlenememesi durumunda, belgelendirme geri çekilir veya uygun kapsam daraltma yapılır.

	• Belgenin Askı Halinin Kaldırılması

	Belgesi askıya alınan kuruluşlar, askıya alma gerekçelerinin ortadan kaldırıldığını yazılı olarak FQC ’ye bildirmeleri durumunda, askıya alma işlemi kaldırılır.

	Askıya alma gerekçesinin ortadan kaldırıldığının teyidi amacı ile FQC tarafından kuruluşta bir denetim gerçekleştirilir. Askı halinin kaldırılması için gerçekleştirilen denetimin kapsamı ve süresi, belgeyi askıya alma gerekçesine bağlı olarak belirlenir. Denetim sonunda, uygunluğu doğrulanan kuruluşun belgesinin askı hali kaldırılır.

	Askıya alınma gerekçeleri ortadan kaldırılmadığı durumda, belgenin geri çekilmesi yoluna gidilir.Belgenin askı halinin kaldırılması kuruluşa yazılı olarak bildirilir.

	• Belgenin Geri Çekilmesi

	Belge aşağıdaki durumlarda geri çekilir:

	• Kuruluşun talebi,

	• Kuruluşun iflası veya belge kapsamındaki faaliyetine son vermesi,

	• Kuruluşa ait tüzel kişiliğin değişmesi,

	• Kuruluşun askıya alma şartlarını kabul etmemesi,

	• Kuruluşun askıya alma gerekçelerini ortadan kaldırmaması,

	• Kuruluşun, askı süresi sonunda takip denetimi yapılabilmesi için teyit vermemesi,

	• Askı halinin kaldırılması için gerçekleştirilen takip denetimlerinde, belirlenen uygunsuzlukların öngörülen sürelerde kapatılmaması,

	• Kuruluşun belgeyi, belge kapsamında belirtilen ürün veya hizmetten farklı alanlarda, yanıltıcı ve haksız kullanması,

	• Kuruluşun belgede belirtilen tesis adresinde bulunamaması,

	• Kuruluşun belge ve ekleri üzerinde tahrifat yapması sonucu,

	• Kuruluşun, gözetim denetimini kabul etmemesi sonucu.

	Kuruluşun belgesi askıya alındıktan sonra (6) altı ay içerisinde takip denetimi için başvurusu olmamışsa ek süre verilebilir veya belgesi geri çekilebilir.

	Belgenin geri çekilmesi durumunda kuruluşun aşağıda belirtilen ve Sözleşmede yer alan yükümlülüklerini yerine getirmesi gereklidir:

	• FQC belge ve logosunun kullanımının durdurulması,

	• İptal edilen belge kapsamındaki her tür haktan vazgeçilmesi,

	• Ödenmemiş belge veya denetim ücretlerinin ödenmesi.

	Belgenin geri çekilmesini takiben bir ay içerisinde kuruluşun, logoyu her tür yazışma ve tanıtım materyalinden çıkarması gerekmektedir. Aksi takdirde FQC;

	• İlgili akreditasyon kuruluşu ile diğer belgelendirme kuruluşlarına duyurur,

	• Kuruluşun belgeyi, sözleşme kurallarını ihlal etmek suretiyle illegal olarak kullandığını, çeşitli yayın organlarında duyurur,

	• Bu yüzden oluşacak maddi ve manevi zararların giderilmesi için yasal yollara başvurur.

	Ayrıca kuruluşun belge yenileme talebinde bulunmaması, belge kapsamındaki ürün üretimi/hizmet sunumunun durdurulması veya kurulusun kapanması durumunda belge geri çekilerek, kamuoyuna duyurulur.

	ALİ AĞAOĞLU FC BELGELENDİRME FQC/ FIRST QUALITY CERTIFICATION GENEL MÜDÜR İSTANBUL, 01.01.2011